G Suite для школи / Google Workspace

Перший крок – отримати домен, скориставшись акцією hostiq https://hostiq.ua/ukr/g-suite-for-education/. На цьому етапі варто уважно подумати про назву домену, щоб ним було зручно користуватись надалі.

Далі потрібно пройти процес налаштування, підтримуваний самим Hostiq. Вони надсилають покрокові інструкції, активують все, що потрібно активувати, і за кілька днів часу можна приступати до власне налаштувань.

Лайфхак – працюйте в анонімному режимі браузера, щоб не плутатись з обліковими записами Google.

Ну і не забувайте, що увійти в корпоративний обліковий запис Google можна лише вказавши повну адресу (разом з доменом).

Організаційна структура

Тепер переходимо до організаційних налаштувань на https://admin.google.com/?hl=uk. Подумайте, яку структуру варто створити для свого закладу. Орієнтуйтесь на особливості роботи своєї школи. Десь є паралелі, десь немає. Десь відділені початкова/середня/старша школа, десь ні. Десь є особливості викладання окремих предметів, може це вплине на створювану структуру. Коли плануєте свою структуру, треба пам’ятати, що користувач може бути лише в одному організаційному підрозділі.

Я вирішила, що мені потрібні 3 основні організаційні підрозділи: адміністрація, вчителі, учні. Далі в підрозділі учнів я вирішила робити класи, бо за іншого сценарію складно розподіляти учнів за класами в групи.

Можна створювати (іменувати) класи за роком початку їхнього навчання. Наприклад, А2019 позначає 1А, який розпочав навчання у 2019 році. Відповідно, у 2020 році А2019 позначатиме 2А. У 2021 – 3А і т.д. Така стратегія дозволяє уникнути перейменування класів у наступні навчальні роки.

Підрозділи створюються вручну, і користувачів у них треба додавати теж вручну. Але якщо робити імпорт користувачів (далі), то можна їх одразу додавати у певний підрозділ.

Імпорт користувачів

А от створення користувачів цілком можна автоматизовувати. Для цього треба мати список (прізвище+ім’я), і скористатись ось таким генератором (мого виробництва, використовуйте на власний ризик 🙂 змінювати і адаптувати під свої потреби можна і треба) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qv0TJEuTzHPedlIJRbJr29IHxXc6P1XAPnt0FpovChs/copy

Воно пропонує зробити копію – робіть. Тоді на аркуш Список користувачів вписуйте (копіюйте) своїх гавриків, вказуйте свій домен – і копіюйте з аркуша Список логінів потрібні поля.
Зверніть увагу, що якщо нічого не міняти, то всі користувачі потраплять в первинний організаційний підрозділ. Якщо ж хочете, щоб вони одразу потрапили в підрозділ, наприклад, 5А класу, то в останньому стовпці вкажіть /Учні/5А (ну чи як Ви там собі зробили в структурі).

Для імпорту в G Suite потрібні обов’язкові поля: ім’я, прізвище, електронна скринька, пароль і назва організаційного підрозділу:

First Name [Required],Last Name [Required],Email Address [Required],Password [Required],Org Unit Path [Required]

Скопійоване вставляйте в електронну таблицю, зберігайте в csv форматі (текст, розділений комами). Якщо Ваш Excel зберіг з розділювачем “крапка з комою”, то просто у Блокноті зробіть заміну всіх ; на ,

У моєму випадку ще потрібно уточнити, що зберігати треба в кодуванні UTF-8. Для цього вже готовий файл csv я відкриваю у Блокноті і змінюю кодування, зберігаю.

Цей файлик завантажую в G Suite в розділі Користувачі – Запустити масове оновлення користувачів (до речі, аналогічно можна і в Moodle вантажити, якщо раптом кому треба – тільки поля перейменувати трохи).

Ну а далі – крейзі-процес роздачі логінів та паролів, нагадування, що треба писати всю адресу з доменом, нагадування про різні облікові записи на телефонах …

Групи

Завантажених користувачів можна (і треба) додавати в групи. Якщо з вчителями все дуже прямолінійно, то з учнями стає зрозумілою потреба в добрій організаційній структурі. Якщо при імпорті користувачів кожному вказано клас, тоді можна одним клацанням вибрати всіх учнів певної організаційної категорії (класу) і додати їх в групу того класу.

Для того, щоб оптимізувати роботу з класами школи – для кожного класу варто створити окрему групу. Можна ще за кафедрами вчителів пооб’єднувати. Напевно, є сенс створити групу класних керівників.

Користувач може перебувати в різних групах одночасно. Що зручно – кожна група має свій емейл: коли пишеш на цю скриньку, то повідомлення отримують всі користувачі групи. Відправнику не обов’язково знати пошти цих учасників – досить мати пошту групи. Так, наприклад, вчитель може запросити у свій Класрум всіх учнів умовного 5А класу, не маючи їх індивідуальних пошт. Вже потім – можна писати повідомлення всім учням свого Класруму, а не всього класу (актуально при поділі на групи).

Варто сказати, що в G Suite for Education є одна група, створена автоматично – вчителі (classroom_teachers). В неї слід додати користувачів, яким хочете надати права вчителя (наприклад, створювати Класрум, або інші – про це далі). Для цього в організаційній структурі заходите на підрозділ вчителів, вибираєте всіх і додаєте до відповідної групи.

Додатки і дозволи

На етапі налаштувань варто ще подбати про дозволи різних Google-додатків. Наприклад, вказати, що Classroom може створити вчитель, але не учень. І дозволити (чи заборонити) долучати приватні облікові записи до класів (скажімо, батьківські).

Я ще увімкнула такі сервіси, як Blogger, My Maps, Планета Земля – з того, що може бути справді потрібне для навчальних завдань. Поки ще в сумніві, чи варто відкрити/закрити YouTube.

Також є сенс дозволити встановлення розширень/додатків для користувачів через Магазин додатків G Suite.

Що ще можна включити – дозвіл користувачам додавати своє фото (змінювати ім’я я б дуже не радила). Це робиться через Налаштування каталогу (меню ліворуч з трьома рисками)

Ну і в меню налаштувань облікового запису варто додати логотип закладу. Виявляється зручно, коли потрібно уточнити, з якого облікового запису людина працює 🙂

Ще я для свого закладу вирішила вимкнути необхідність встановлення блокування екрану на пристроях користувачів. Для цього в розділі Пристрої треба обрати Налаштування Android, тоді Загальні налаштування, звідти відкрити Керування мобільними пристроями, і в настроюваних параметрах встановити “Не керується” для Android та IOS.

Корисний лайфхак для того, щоб скоротити час на введення домену учнями – створити посилання в окремому файлику, який розмістити, наприклад, на Робочому столі.

Відкривання цього файлу запускає браузер з автоматично заповненим доменним іменем Вашого закладу освіти. Для цього замініть літери ВАШДОМЕН у посиланні href на відповідний домен 🙂

<html>
    <body onload="window.location.href = 'https://classroom.google.com/a/ВАШДОМЕН'">
        <h1>Чекайте завантаження Classroom!</h1>
    </body>
</html>

Файлик створіть в звичайному Блокноті і збережіть з розширенням html.

Виглядатиме сторінка входу приблизно так: